Un plan de prensa para una empresa de artesanía es un documento estratégico que define cómo, cuándo y a quién se va a comunicar la información de la marca a los medios de comunicación. Sirve para ganar visibilidad, dar a conocer los productos y la historia del proyecto artesanal, posicionarlo como una marca profesional y generar credibilidad a través de apariciones en revistas, blogs, periódicos o medios digitales especializados. Es especialmente útil en lanzamientos de productos, participación en ferias, colaboraciones o momentos clave del crecimiento del negocio.
Contenidos básicos del Plan de prensa
1. Objetivos
- Notoriedad
- Ventas
- Posicionamiento de marca
2. Público y medios
- Definición del público objetivo
- Selección de medios adecuados:
- Prensa local
- Revistas especializadas
- Blogs
- Influencers
3. Mensajes clave
- Ideas principales que se quieren comunicar
4. Calendario de acciones
- Acciones previstas
- Fechas importantes
5. Contactos de prensa
- Periodistas
- Editores
- Medios
6. Materiales de apoyo
- Notas de prensa
- Dossier de marca
- Fotografías de calidad
- Muestras de producto
- Datos de contacto claros
7. Seguimiento y evaluación
- Control de acciones realizadas
- Evaluación de resultados
- Análisis de qué ha funcionado mejor
Fundamentos de las bases de datos de medios
Un Excel para una base de datos de medios debería ser claro, ordenado y fácil de actualizar, pensado para ayudarte a gestionar contactos y hacer seguimiento, no solo para guardar correos.
Estructura recomendada del Excel
Cada fila = un contacto
Cada columna = un tipo de información
Columnas básicas (imprescindibles)
- Medio (nombre de la revista, blog, periódico, web)
- Tipo de medio (revista, periódico, blog, digital, prensa local, etc.)
- Nombre del contacto (periodista, editor/a)
- Cargo (editor/a, periodista, colaborador/a)
- Sección / temática (artesanía, diseño, lifestyle, cultura…)
- Web del medio
- Alcance (local, regional, nacional, internacional)
Columnas de seguimiento (muy importantes)
- Fecha de primer contacto
- Motivo del contacto (lanzamiento, feria, novedad, nota de prensa)
- Material enviado (correo, nota de prensa, muestra, dossier)
- Respuesta (sí / no / pendiente)
- Fecha de seguimiento
- Resultado (publicado, rechazado, sin respuesta)
- Enlace a la publicación (si aplica)
Columnas opcionales pero útiles
- Redes sociales del contacto
- Notas (gustos, preferencias, comentarios personales)
- Último contacto (para no escribir demasiado seguido)
Consejos prácticos
- Usa filtros para ordenar por medio, estado o respuesta
- Mantén el Excel actualizado después de cada contacto
- No acumules contactos irrelevantes: mejor pocos y bien elegidos
- Puedes usar Google Sheets si quieres acceder desde cualquier sitio
Sitios como Smartsheet tienen plantillas de plan de medios gratuitas en Excel o Google Sheets que puedes utilizar para planificar y hacer seguimiento de tus acciones de comunicación.
Aunque no es un Excel (Base de Datos), Visme ofrece plantillas de kit de prensa visuales (PDF editables) que ayudan a presentar tu marca y productos a medios.